Tally sheet nasıl tutulur? Adım adım sayım kaydı rehberi

Tally sheet, yükleme veya tahliye sırasında yapılan sayımın kaydedildiği formdur. Formun düzeni yük türüne ve şirketten şirkete değişebilir, ancak iyi bir tally sheet sayımın kim tarafından, nerede, ne zaman ve hangi yük için yapıldığını tek bakışta göstermelidir.

Başlık bölümü genellikle aşağıdaki bilgileri içerir. Bu alanların eksiksiz doldurulması, aylar sonra bir talep incelenirken formun hangi operasyona ait olduğunun anlaşılmasını sağlar.

Sayım başlamadan önce puantör, yükleme listesini veya manifestoyu inceleyerek o vardiyada hangi parsellerin elleçleneceğini öğrenmelidir. Birimlerin nasıl göründüğü, hangi işaretleri taşıdığı ve bir kaldırmada genellikle kaç birim bulunduğu önceden bilinirse sayım daha hızlı ve hatasız ilerler.

Stevedor ekip şefiyle standart kaldırma düzeninin konuşulması da faydalıdır. Örneğin her sapanda belirli sayıda torba veya palet kaldırılacaksa, bundan sapan kaldırmalar daha kolay fark edilir. Karşı taraf puantörüyle ara toplamların hangi aralıklarla karşılaştırılacağı da baştan belirlenmelidir.

Yeterli sayıda boş form, yedek kalem, gerektiğinde fener ve fotoğraf makinesi gibi basit malzemelerin hazır olması da önemlidir. Vardiya ortasında malzeme eksikliği yüzünden sayımın kesintiye uğraması, kayıtta boşluk oluşmasına neden olabilir.

Konvansiyonel operasyonlarda en yaygın yöntem, her kaldırmanın ayrı bir satıra veya kutucuğa işlenmesidir. Her satıra kaldırmanın sıra numarası, birim sayısı, varsa işaret veya parsel bilgisi ve gerekiyorsa saat yazılır. Böylece toplamın yanı sıra her kaldırma tek tek izlenebilir.

Bazı puantörler hızlı sayım için beşli çetele yöntemini kullanır; ancak her durumda kayıt, kaldırma gerçekleşirken yapılmalıdır. Hafızaya güvenerek birkaç kaldırmayı sonradan yazmak, hataların en sık nedenlerinden biridir. Standart dışı kaldırmalar, örneğin eksik ya da fazla birim içeren sapanlar, satırda açıkça belirtilmelidir.

Birden fazla parselin aynı ambarda elleçlendiği durumlarda her parsel için ayrı sütun veya ayrı sayfa kullanılması, karışıklığı önler. Bir kaldırmada iki farklı parsele ait birim bulunuyorsa bu durum satırda açıkça belirtilmeli ve her parselin sayısı ayrı yazılmalıdır.

Hasarlı birimler toplam sayıma dahil edilir, ancak sağlam birimlerden ayrı bir sütunda veya ayrı bir notla gösterilir. Böylece hem toplam miktar hem de hasarlı miktar tek formdan okunabilir.

Hasar notu kısa ama tarif edici olmalıdır: yırtık torba, ezik koli, kırık palet, ıslak balya veya okunmayan işaret gibi. Notun hangi kaldırmaya ait olduğu ve mümkünse fotoğraf numarası yazılır. Hasarın nedeni hakkında tahmin yürütmek yerine görülen durumun kaydedilmesi, kaydın güvenilirliğini artırır.

Her vardiya sonunda puantör, o vardiyada elleçlenen birimleri ambar ve parsel bazında toplar. Bu ara toplam, varsa karşı tarafın puantörüyle karşılaştırılır. Farklar o anda yeniden kontrol edilir; kapatılamayan farklar not edilir.

Ara toplamı içeren form ilgili puantörler veya taraf temsilcileri tarafından imzalanır. Bir sonraki vardiyanın puantörüne devirde, açık kalan konular ve sayımın kaldığı nokta yazılı olarak aktarılır. Bu düzen, sayımda boşluk veya mükerrer kayıt oluşmasını önler.

Tally sheet bir kanıt belgesidir ve bu nedenle üzerinde silme, karalama veya düzeltici sıvı kullanılmamalıdır. Hatalı kayıt tek bir çizgiyle, okunabilir kalacak şekilde çizilir, doğru değer yanına yazılır ve düzeltmeyi yapan kişi paraf atar.

Formların kurşun kalemle değil, silinemeyen bir kalemle doldurulması önerilir. Sayfalar numaralandırılmalı ve hiçbir sayfa formdan koparılmamalıdır. Bu kurallar, formun sonradan değiştirilmediğini göstermenin en basit yoludur.

Tablet, el terminali ve barkod okuyucularla tutulan dijital tally kayıtları giderek yaygınlaşmaktadır. Bu sistemler anlık toplam alma, fotoğrafı doğrudan kayda bağlama ve hızlı raporlama gibi avantajlar sunar. Ancak kayıt mantığı değişmez: her birim, geçtiği anda ve kimin tarafından kaydedildiği belli olacak şekilde işlenmelidir.

Dijital sistemlerde yedekleme ve değişiklik geçmişi önemlidir; cihaz arızasına karşı kâğıt yedek bulundurmak da yaygın bir uygulamadır. Karan Gözetim, Gemlik merkezli olarak puantör hizmeti sunar; kayıt formatı ve kapsam teklif aşamasında netleşir.