Süper Cargo Görevlendirmeden Önce: Talimat Yazısı İçin Kontrol Listesi

Süper cargonun gücü, kişisel deneyiminden çok temsil ettiği tarafın açık iradesinden gelir. Talimat belirsiz olduğunda temsilci ya her konuda merkeze danışmak zorunda kalır ve operasyon yavaşlar ya da kendi yorumuyla hareket eder ve sonradan sorgulanabilir.

Yazılı talimat aynı zamanda gemi ve terminal için de bir referanstır. Süper cargo bir talebini dayandırabileceği bir belge sunduğunda, karşı taraf neyin neden istendiğini daha kolay anlar. Talimatın görev tanımı sözleşmeden sözleşmeye değiştiği unutulmamalıdır.

Talimatın bir başka işlevi de sonradan yapılacak değerlendirmelere zemin hazırlamaktır. Operasyon sonunda bir uyuşmazlık çıktığında, süper cargonun neyi neden yaptığını anlamanın en kolay yolu, elindeki talimatla raporunu yan yana koymaktır. Bu karşılaştırma ancak talimat yazılı ve açık olduğunda anlamlıdır.

Talimatın ilk bölümü, süper cargonun neyi izleyeceğini eksiksiz tanımlamalıdır. Bu bilgiler ne kadar ayrıntılı olursa saha ile merkez arasındaki yanlış anlamalar o kadar azalır.

Asgari olarak şu bilgilerin bulunması önerilir.

"Yük dikkatli istiflenmeli" gibi genel ifadeler sahada yorum farkına açıktır. Bunun yerine somut ve ölçülebilir talimatlar tercih edilmelidir: Hangi parselin hangi ambara gideceği, üst üste kaç katman yükleneceği, hangi parsellerin yan yana gelmemesi gerektiği gibi.

Dunnage ve ayırıcı malzemenin türü ve miktarı, yağmur durumunda uygulanacak kurallar, kabul edilmeyecek elleçleme yöntemleri ve fotoğraflanması istenen aşamalar da bu bölümde yer almalıdır. Gemi emniyetiyle ilgili son kararın kaptanda olduğu da açıkça belirtilmelidir.

Talimatın en kritik bölümü yetki sınırlarıdır. Süper cargonun hangi plan değişikliklerine kendi başına onay verebileceği, hangilerini yalnızca raporlayacağı ve hangilerinde yazılı onay bekleyeceği tek tek sayılmalıdır.

Örneğin ambar sırasındaki küçük değişiklikler sahada kabul edilebilirken, bir parselin farklı ambara alınması veya bir şerhin kabul edilmesi merkezin onayına bırakılabilir. Belgeleri imzalama yetkisi, protesto mektubu düzenleme ve terminal ile maliyet doğuran konularda anlaşma yapma yetkisi de ayrıca netleştirilmelidir.

Yetki tanımı yazılırken saha kuralları da unutulmamalıdır. Terminalin iş güvenliği kurallarına, kişisel koruyucu donanım zorunluluklarına ve ISPS Kodu kapsamındaki giriş prosedürlerine uyulacağı talimatta ayrıca hatırlatılabilir.

Süper cargonun kime, hangi kanaldan ve hangi sıklıkla rapor vereceği belirlenmelidir. Pratikte günlük durum raporu, önemli olaylarda anlık bildirim ve operasyon sonunda kapanış raporu şeklinde üç katmanlı bir düzen yaygındır.

İletişim listesinde temsil edilen tarafın sorumlu kişileri, acente, terminal planlama ve varsa alıcı temsilcileri yer almalıdır. Mesai dışında karar gerektiren durumlar için ulaşılabilecek bir yetkilinin adı da talimatta bulunmalıdır.

Rapor formatının önceden kararlaştırılması da zaman kazandırır. Günlük raporda hangi bilgilerin yer alacağı, fotoğrafların nasıl adlandırılacağı ve kayıtların hangi saat dilimine göre tutulacağı gibi ayrıntılar, farklı ülkelerdeki ekiplerin raporu aynı şekilde okumasını sağlar. Zaman kayıtlarında yerel saatin kullanıldığının belirtilmesi, statement of facts ile karşılaştırmayı da kolaylaştırır.

Talimat yazılarındaki sorunların büyük kısmı kötü niyetten değil, acele ile hazırlanmaktan kaynaklanır. Gemi varmak üzereyken son dakikada gönderilen bir talimat, eksik parsel bilgisi veya güncellenmemiş bir istif planı içerebilir.

Bir diğer yaygın sorun, birbirine aykırı talimatların farklı kişilerden gelmesidir. Örneğin satış ekibi bir parselin önce yüklenmesini isterken lojistik ekibi farklı bir sıra talep edebilir. Süper cargo bu durumda hangi talimatın geçerli olduğunu bilemez; bu nedenle talimatın tek bir yetkili ağızdan gelmesi önemlidir.

Sahada sık karşılaşılan eksiklikler şunlardır:

Talimat gönderilmeden önce, operasyonu hiç bilmeyen birinin okuyup ne yapması gerektiğini anlayıp anlayamayacağı sorulmalıdır. Belirsiz kalan her nokta, sahada bir telefon görüşmesi veya bir tartışma olarak geri döner.

Talimatın süper cargoyla operasyon öncesinde birlikte gözden geçirilmesi, eksiklerin erkenden tamamlanmasını sağlar. Karan Gözetim, Gemlik merkezli süper cargo hizmetinde talimat ve yetki kapsamını teklif aşamasında temsil edilen tarafla birlikte netleştirir.