Statement of Facts (SOF) Nedir, Nasıl Hazırlanır ve Kontrol Edilir?

Operasyon bittikten sonra laytime hesabını yapan kişi, çoğu zaman limanda bulunmamıştır. Elindeki en önemli veri, SOF'ta yazanlardır. Hangi saatte NOR verildiği, ne zaman yükleme başladığı, hangi duraklamaların yaşandığı ve nedenleri bu belgeden okunur.

Bu nedenle SOF yalnızca bir operasyon kaydı değil, taraflar arasındaki mali hesaplaşmanın da temelidir. Eksik veya belirsiz bir SOF, haftalar sonra yazışmalarla netleştirilmeye çalışılan uzun tartışmalara yol açabilir. Olayların sahada ve anında doğru kaydedilmesi, bu tartışmaların büyük bölümünü baştan önler.

SOF aynı zamanda operasyonun hafızasıdır. Aylar sonra bir yük hasarı, stevedor hasarı veya sigorta talebi gündeme geldiğinde, olayların hangi sırayla ve hangi koşullarda gerçekleştiğini gösteren ilk belgelerden biri yine SOF olur. Bu nedenle laytime dışındaki konular açısından da özenle hazırlanmalıdır.

SOF'un formatı limana ve acenteye göre değişse de içerik açısından belirli kayıtların bulunması beklenir. Kayıtlar tarih ve saat belirtilerek, olayların gerçekleştiği sırayla yazılır.

Tipik bir SOF'ta yer alan başlıca kayıtlar şunlardır:

Uygulamada SOF genellikle geminin limandaki acentesi tarafından hazırlanır. Acente bilgileri gemi kayıtlarından, terminalden ve kendi takibinden derler. Hazırlanan belge kaptan tarafından imzalanır; sözleşmeye ve liman uygulamasına göre yükleyici, alıcı veya terminal temsilcilerinin imzası da alınabilir.

Bazı durumlarda tek bir SOF yerine her tarafın kendi tuttuğu kayıtlar bulunur. Gemi kendi kayıtlarını tutarken terminal de kendi raporunu hazırlayabilir. Bu belgeler arasındaki farklar, laytime hesabı sırasında karşılaştırılarak değerlendirilir; bu nedenle tarafların kendi bağımsız kayıtlarını tutması önemlidir.

SOF imzaya sunulmadan önce taslağın ilgili taraflara gönderilmesi ve görüşlerinin alınması, imza anında yaşanabilecek tartışmaları azaltır. Uzun süren operasyonlarda günlük olarak güncellenen bir taslak SOF tutulması, kayıtların sonradan hafızaya dayanarak tamamlanması riskini de ortadan kaldırır.

Laytime hesabında en çok tartışılan konu duraklamalardır. Bir duraklamanın laytime'dan düşülüp düşülmeyeceği çoğu zaman nedenine bağlıdır: Hava koşulları, gemi ekipmanının arızası, terminal kaynaklı bir sorun veya yükün hazır olmaması farklı sonuçlar doğurabilir.

Bu nedenle duraklama kaydında yalnızca "operasyon durdu" yazmak yeterli değildir. Duraklamanın başlangıç ve bitiş saati, nedeni ve hangi ambarları etkilediği açıkça belirtilmelidir. Örneğin yağmur nedeniyle yalnızca iki ambarın durduğu, diğerlerinin çalışmaya devam ettiği bir durum, tüm geminin durduğu bir durumdan farklı değerlendirilebilir.

Vardiya değişimleri, yemek molaları ve ekipman değişimleri gibi planlı aralar da sözleşmede ayrıca düzenlenmiş olabileceğinden açıkça kaydedilmelidir.

SOF hataları çoğunlukla kayıtların sonradan, hafızaya dayanarak tamamlanmasından kaynaklanır. Vardiya değişimlerinde bilgi aktarımının eksik kalması da sık görülen bir nedendir.

Pratikte en sık rastlanan hatalar şunlardır:

Taraflardan biri SOF'taki bir kaydın doğru olmadığını düşünüyorsa, belgeyi imzalarken bunu belirtmesi önemlidir. Uygulamada bu, imzanın yanına bir açıklama düşülmesi, "itirazi kayıtla imzalanmıştır" anlamına gelen bir not eklenmesi veya ayrıca bir protesto mektubu düzenlenmesi şeklinde yapılır.

İtirazın nasıl ifade edileceği ve sonradan nasıl değerlendirileceği, sözleşmeye ve somut olaya bağlıdır. Bu tür bir uyuşmazlıkta temsil edilen tarafın, charter party hükümleri ve gerektiğinde hukuk danışmanlarının görüşü doğrultusunda hareket etmesi gerekir.

İtiraz notunun kısa, somut ve olgulara dayalı olması; hangi kaydın neden doğru bulunmadığını ve tarafın kendi kayıtlarına göre doğru saatin ne olduğunu belirtmesi önerilir.

Port captain, operasyon boyunca kendi zaman kayıtlarını tutar: Varış, NOR, yanaşma, ambar bazında başlama ve bitiş saatleri, duraklamalar ve nedenleri. Acentenin hazırladığı SOF imzaya gelmeden önce bu kayıtlarla karşılaştırılır ve tutarsızlıklar zamanında temsil edilen tarafa bildirilir.

Bu karşılaştırma, laytime hesabı yapılırken temsil edilen tarafın elinde bağımsız bir veri bulunmasını sağlar. Karan Gözetim, Gemlik merkezli port captain hizmeti kapsamında bu kayıtları tutabilir; kapsam teklif aşamasında netleşir.